Pourquoi les audits internes devraient mettre en évidence des axes d'amélioration, et pas seulement des lacunes

Un audit interne ne doit pas se contenter de vérifier l'existence des documents. Il doit permettre de vérifier si un processus important fonctionne comme prévu, de détecter les risques à un stade précoce et de fournir aux responsables des éléments d'information sur lesquels ils peuvent s'appuyer pour agir.

Commencez par définir l'objectif du processus

Une liste de contrôle permet de vérifier qu'une procédure comporte les rubriques attendues. Elle ne permet toutefois pas de déterminer si les personnes la respectent, si les passations de service se déroulent correctement ou si les clients bénéficient d'un résultat homogène.

Commencez par vous demander quel est l'objectif visé par le processus, quels risques pourraient empêcher d'atteindre cet objectif et quels éléments permettraient de démontrer l'efficacité des mesures de contrôle.

Choisissez le périmètre en fonction du risque

Contrôler chaque processus à la même fréquence revient à gaspiller son attention. Appuyez-vous sur les réclamations, les changements, les constatations antérieures, les performances des fournisseurs et les priorités de l'entreprise pour déterminer les domaines où un examen plus approfondi apportera une valeur ajoutée.

Suivre le parcours des données tout au long du flux de travail réel

Interrogez les personnes qui effectuent le travail, observez un échantillon, examinez les dossiers et comparez les pratiques aux exigences propres à l'organisation. Les éléments probants doivent être suffisants pour étayer les conclusions sans pour autant transformer l'audit en une mesure de surveillance.

L'indépendance est essentielle. Les recommandations de l'ISO et de l'IAF précisent que les audits doivent être réalisés par des personnes compétentes, capables d'apporter un regard objectif sur l'activité.

Rédigez des conclusions utiles pour les lecteurs

Un bon constat identifie l'exigence, les éléments probants et l'écart. Il évite de rejeter la responsabilité sur qui que ce soit et décrit l'impact opérationnel. Il convient de distinguer la non-conformité de l'observation et de l'opportunité d'amélioration afin que les priorités restent claires.

Convenir d'un responsable, d'une date butoir et des mesures à prendre en conséquence. Il ne suffit pas de corriger un seul enregistrement lorsque le problème trouve son origine dans la formation, la conception du flux de travail ou un manque de clarté quant aux responsabilités.

Faire le plein

Assurer un suivi afin de vérifier que les mesures ont bien été mises en œuvre et qu'elles sont efficaces. Examiner les thèmes récurrents d'un audit à l'autre plutôt que de traiter chaque constatation comme un cas isolé.

• Cette mesure a-t-elle permis de s'attaquer à la cause du problème ?
• Les résultats du processus se sont-ils améliorés ?
• Ce changement a-t-il engendré un nouveau risque ?
• Quelles informations faudrait-il partager ailleurs ?

Un programme d'audit performant devient un système d'alerte précoce et d'apprentissage, et non une simple formalité administrative annuelle.